Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung der Prüfungsplattform „Progresstest“ im Rahmen der Meister- und Fortbildungsprüfungen der Handwerkskammer Flensburg.
Im Folgenden möchten wir Sie über den Umgang mit Ihren Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der Prüfungsplattform „Progresstest“ informieren. Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von externen Dienstleistern beachtet werden. Die Datenerhebung- und Verarbeitung findet nur statt, soweit Sie darin eingewilligt haben oder ein Gesetz dies erlaubt.
1. Verantwortliche Stelle
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung, sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze und anderer Bestimmungen mit datenschutzrechtlichem Charakter ist:
Handwerkskammer Flensburg
Hauptgeschäftsführer Björn Geertz
Johanniskirchof 1-7
24937 Flensburg
Telefon: 0461 866-0
E-Mail: info@hwk-flensburg.de
Den behördlichen Datenschutzbeauftragten der Handwerkskammer Flensburg erreichen Sie unter:
Björn Lippke
Handwerkskammer Flensburg
Johanniskirchof 1-7
24937 Flensburg
Telefon: 0461 866-127
E-Mail: datenschutzbeauftragter@hwk-flensburg.de
2. Nutzung der Prüfungsplattform
Um Teilnehmerinnen und Teilnehmer sowie Prüferinnen und Prüfer (zusammen nachfolgend auch als „Nutzer“ bezeichnet) der jeweiligen Meister- und Fortbildungsprüfung die Nutzung unserer Prüfungsplattform zu ermöglichen, finden die auf die jeweilige Prüfung abgestimmten Datenverarbeitungsvorgänge statt.
Ziel ist, den Prüfungsprozess mithilfe von digital gestützten Prüfungen zu vereinfachen.
3. Registrierung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer
Zur Nutzung der Prüfungsplattform ist eine Registrierung der jeweiligen Teilnehmerinnen und Teilnehmer unter Angabe personenbezogener Daten auf der Prüfungsplattform erforderlich. Zu diesem Zweck werden Name, Vorname, Anrede und ggf. Titel, Anschrift, E-Mail-Adresse, Prüfungsnummer bzw. Meisternummer, Teilnehmernummer, Telefonnummer(n), Prüfungshistorie, Prüfungsbewertung und Prüfungsergebnisse erfasst. Für jeden Nutzer wird ein Benutzername sowie ein Passwort auf der Plattform hinterlegt und verarbeitet. Ohne diese Zugangsdaten kann der Zugriff des Nutzers auf die Plattform und eine Kommunikation mit dem Anbieter im Zusammenhang mit der Plattform technisch nicht ermöglicht werden.
Dem Nutzer werden sein Benutzername und das Passwort direkt vor Ort am Prüfungstag mitgeteilt.
Prüferinnen und Prüfer werden auf der Plattform mit Ihrem Vor- und Nachnamen angelegt, um der teilnehmenden Person der von Ihnen durchzuführenden Bildungsmaßnahme eine direkte Zuordnung bzw. Identifizierung ermöglichen zu können.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) und e) DSGVO. Die Durchführung der Prüfung ist hoheitliche Aufgabe der Handwerkskammer gem. §§ 45 ff. Handwerksordnung sowie § 56 Abs. 1 in Verbindung mit § 47 des Berufsbildungsgesetzes in Verbindung mit der Fortbildungsprüfungsordnung (FPO II) der Handwerkskammer Flensburg.
4. Besonderheiten der Prüfungsplattform für Teilnehmerinnen und Teilnehmer
Die Pflichtangaben Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Anrede, ggf. Titel, Prüfungsnummer, Teilnehmernummer, Telefonnummer(n), Anschrift und Geburtsdatum dienen dazu, den Teilnehmerinnen und Teilnehmern die für Ihre Bildungsmaßnahme erforderlichen Funktionen anbieten zu können, damit die Prüferinnen und Prüfer beurteilen können, ob die jeweiligen Teilnehmerinnen und Teilnehmern die Prüfung bestanden haben und um die Absolvierung des Online-Test den Prüflingen zuordnen zu können. Die Datenverarbeitung dient der Durchführung und Abwicklung der von uns durchgeführten Meister- bzw. Fortbildungsprüfung. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) und e) DSGVO.
5. Besonderheiten der Plattformnutzung für Prüferinnen und Prüfer
Wir räumen Prüferinnen und Prüfern – abhängig von der jeweiligen Art Ihrer Funktion – bestimmte Berechtigungen zur Nutzung der Plattform betreffend der von Ihnen betreuten Prüfungen ein, um sicherzustellen, dass erforderlichenfalls zusätzliche Informationen von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern eingeholt werden können. Sofern Prüferinnen und Prüfer von uns die entsprechende Berechtigung erhalten, können u. a. die folgenden Funktionen genutzt werden:
- Einsicht in die abgeschlossenen Klausuren
- Korrektur von Prüfungsaufgaben mit Hilfe der Software
- Übermittlung der Prüfungsergebnisse
6. Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte
Die verarbeiteten Daten werden im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrages an unseren Dienstleister „Zentralstelle für die Weiterbildung im Handwerk e. V.“ weitergeleitet. Mit diesem Dienstleister sind entsprechende datenschutzkonforme Verträge und Vorkehrungen gem. Art. 28 DSGVO getroffen worden, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz beachtet werden.
Die personenbezogenen Daten werden nur im Rahmen der von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern angetretenen Prüfung bzw. der Tätigkeiten der Prüferinnen und Prüfern und der damit im Zusammenhang stehenden Nutzung der Plattform verwendet.
Eine Weiterleitung and weitere Dritte erfolgt dann, wenn wir hierzu berechtigt oder verpflichtet sind. Eine solche Berechtigung liegt z. B. vor, wenn wir die Daten von einem technischen Dienstleister (z. B. IT-Serviceprovider) im Wege der Auftragsverarbeitung speichern lassen. Dieser Dienstleister wird von uns zur Einhaltung des Datenschutzrechts verpflichtet. Wir sind in diesem Fall vertraglich berechtigt, den Dienstleister zu kontrollieren.
Darüber hinaus können wir im Einzelfall verpflichtet sein, personenbezogene Daten an Behörden oder Gerichte weiterzugeben. Die damit verbundene Datenverarbeitung beruht in diesem Fall auf einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.
7. Übertragung in ein Drittland
Die Durchführung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung der Handwerkskammer Flensburg und darf nur erfolgen, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.
8. Speicherdauer und Löschung von Daten
Die erhobenen Daten werden – abweichend von den vorstehend beschriebenen Zeiträumen hinaus – weiterverarbeitet, sofern gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder die Daten als Beweismittel benötigt werden.
Die auf der Plattform hinterlegten Daten werden gelöscht, sobald die Berechtigung zur Nutzung der Plattform beendet ist, indem die durchgeführte Prüfung endet. Dies gilt nicht für die auf der Plattform hinterlegten Daten, wenn die Nutzung der Plattform Vertragsbestandteil Ihrer absolvierten Prüfung ist. In diesen Fällen werden die Daten innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für bis zu einem Jahr oder die in der jeweiligen Vorschrift vorgesehene Frist gespeichert. Während dieser Zeit werden die Daten für jegliche andere Verwendung gesperrt und im Anschluss gelöscht, sofern die Betroffenen nicht ausdrücklich in die weitere Nutzung ihrer Daten eingewilligt haben oder uns diese zu einem anderen Zweck zur Verfügung gestellt haben.
Soweit wir im Falle einer rechtlichen Auseinandersetzung zwischen den Betroffenen und uns die Daten zur Rechtsverfolgung bzw. Rechtsverteidigung verarbeiten, bleiben diese Daten mindestens für die Dauer des Rechtsstreits bzw. der gesetzlichen Verjährungsfristen gespeichert. Die Verjährungsfrist kann bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährung nach drei Jahren endet.
9. Betroffenenrechte
Recht auf Auskunft:
Betroffene können Auskunft verlangen, ob und in welchem Ausmaß wir ihre Daten verarbeiten.
Recht auf Berichtigung:
Soweit die verarbeiteten Daten unvollständig oder unrichtig sind, können Betroffene jederzeit deren Berichtigung bzw. deren Vervollständigung verlangen.
Recht auf Löschung:
Betroffene können die Löschung ihrer Daten verlangen, sofern wir diese unrechtmäßig verarbeiten oder die Verarbeitung unverhältnismäßig in ihre berechtigten Schutzinteressen eingreift. Dabei ust zu berücksichtigen, dass es Gründe geben kann, die einer sofortigen Löschung entgegenstehen, z.B. im Fall von gesetzlich geregelten Aufbewahrungspflichten. Unabhängig von der Wahrnehmung des Rechts auf Löschung, werden wir die verarbeiteten Daten umgehend und vollständig löschen, soweit diese für den Verarbeitungszweck nicht mehr erforderlich sind und keine diesbezügliche rechtsgeschäftliche oder gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung:
Betroffene können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, wenn
- sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der Daten zu überprüfen,
- die Verarbeitung der Daten unrechtmäßig ist und eine Löschung der Daten abgelehnt wird,
- wir die Daten für den vorgesehenen Zweck nicht mehr benötigen, diese Daten aber noch zur Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen brauchen, oder
- Widerspruch gegen die Verarbeitung der Daten erhoben wurde.
Recht auf Datenübertragbarkeit:
Betroffene können verlangen, dass wir ihnen die uns bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen und sie diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns übermitteln können, sofern
- wir diese Daten aufgrund einer uns durch die Betroffenen erteilten und widerrufbaren Zustimmung oder zur Erfüllung eines Vertrages zwischen uns verarbeiten, und
- diese Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
Sofern technisch möglich und zumutbar, können die Betroffenen von uns eine direkte Übermittlung ihrer Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen.
Widerspruchsrecht:
Verarbeiten wir personenbezogene Daten Daten aus berechtigtem Interesse, so können Sie gegen diese Datenverarbeitung jederzeit Widerspruch einlegen; dies würde auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling gelten. Wir verarbeiten dann Ihre Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.
Beschwerderecht:
Sind Betroffene der Meinung, dass wir bei der Verarbeitung ihrer Daten gegen deutsches oder europäisches Datenschutzrecht verstoßen, so bitten wir, mit uns Kontakt aufzunehmen, um Fragen aufklären zu können.
Darüber hinaus steht Betroffenen das Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde,
der Landesbeauftragten für Datenschutz, Holstenstraße 98, 24103 Kiel, E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de zu.
Sofern Betroffene eines der genannten Rechte uns gegenüber geltend machen wollen, bitten wir unseren oben genannten Datenschutzbeauftragten zu kontaktieren. Ggf. müssen wir zusätzliche Informationen zur Bestätigung Ihrer Identität anfordern.